Patříte mezi osvícené firmy, které si na úklid kanceláří najímají profesionální firmu? Možná jste si všimli, že po profi úklidu sice ze všeho září čistota, ale už za pár hodin mají vaše prostory do ideálního stavu daleko. Co za tím stojí a jak zajistit, aby u vás panoval pořádek i mezi pravidelnými úklidy?

Proč vzniká nepořádek a špína v kancelářích

Úklidová firma večer vycídila vaše kanceláře, ale už druhý den před obědem byste její služby potřebovali znovu. Jak je to možné?

Tohle jsou 3 nejčastější příčiny:

• Nepořádný zaměstnanec. Často to bývá dříč a skvělý kolega. Po pracovní stránce si ho nemůžete vynachválit, ale chybí mu úklidové návyky. Věřte nebo ne, tihle lidé si často ani neuvědomují, že po sobě nechávají nepořádek. A už vůbec jim nedochází, že by to někomu mohlo vadit.
• Spoléhání na úklidovou firmu. Většina zaměstnanců je naštěstí pořádkumilovná. Ale i kolegové z této skupiny mají občas úklidové máslo na hlavě. Na vině je přístup typu: „Ups, to se mi fakt nepovedlo. Ale počká to na úklidovou firmu. Od toho si ji přece platíme.“
• Málo úložných prostor. Pracujete s velkým množstvím dokumentů, složek nebo pomůcek? Zajistěte pro ně dostatek vhodných úložných prostor. Jinak i ten největší fanda pořádku začne vršit věci na stole a dalším nábytku.

Ať už za rychlým znečištěním vašich kanceláří stojí jakákoliv příčina, máme pro vás dobrou zprávu. Na každou úklidovou nemoc existuje účinný lék. Mezi ty nejefektivnější patří jasně nastavená pravidla.

3 pravidla, která udrží vaši kancelář čistou

Úklidová pravidla můžou být součástí „onboardingového“ procesu. Když nového zaměstnance seznamujete s tím, jak to u vás chodí, připojte k tomu i pár zásad, jejichž dodržování přispěje k příjemnému pracovnímu prostředí.

Nejlépe fungují ta nejjednodušší pravidla. Pro inspiraci vám představíme trojici nejčastějších.

1. Nechejte po sobě čistý stůl. Než po práci odejdete domů, ukliďte ze stolu vše, co tam nemá své trvalé místo. Uvidíte, že druhý den se vám k uklizenému stolu bude usedat daleko lépe. Navíc platí jednoduchá rovnice: Čím méně věcí na stole zanecháte, tím lépe vám ho můžou pracovníci úklidové firmy vyčistit.
2. Vracejte věci na svá místa. Když si půjčíte něco od kolegy, z kuchyňky nebo jiných společných prostor, nezapomeňte to co nejdřív vrátit tam, kam to patří. Díky tomu se nebude vršit nepořádek u vašeho pracovního místa. A kolegové nebudou muset věc shánět po všech čertech.
3. Zanechejte společné prostory v takovém stavu, ve kterém byste je chtěli najít. Chtěli byste přivést obchodního partnera do zasedačky, ve které stojí židle ve stylu halabala, stůl zdobí špinavé nádobí a na tabuli vás vítají čmáranice vašeho předchůdce? Asi sotva. Proto na to myslete, když sami společné prostory opouštíte. Samozřejmě se to netýká jen reprezentativních místností, ale třeba taky toalet.

Sadu osvědčených pravidel doplňte o ta, která vyřeší vaše další úklidové problémy. A hlavně se postarejte o to, aby se dostala ke všem zaměstnancům. Můžete je rozeslat e-mailem, rozšířit ve firemním časopisu a ta nejdůležitější připomenout na patřičných místech i formou příjemně napsaných cedulek.

Co dalšího funguje

• Prevence. Bojujete s fleky po skleničkách nebo hrnečcích? Vybavte stoly nápojovými podložkami nebo podtácky. Podobné preventivní opatření se dá vymyslet snad na každou úklidovou bolístku.
• Vysvětlování. Říkají si vaši zaměstnanci, že něco počká na úklidovou firmu? Vysvětlete jim, že když například něco rozbijí nebo rozlijí a sami to neuklidí, hrozí, že se kvůli tomu zraní třeba jejich oblíbený kolega.
• Vzory. Slova učí, příklady táhnout. Když řadový zaměstnanec uvidí, že se i samotný ředitel zohne pro odpadek a donese ho do koše, rádi ho příště napodobí.

S čím naopak určitě nepochodíte?

Rozhodně nezkoušejte cedulky, e-maily nebo vzkazy plné pasivní agresivity. To jsou vzkazy typu: „Toto WC neslouží jen vám.“ nebo „Jen čuňata nechávají špinavé hrnky na lince.“ Nefungují. Nebo dokonce fungují zcela opačně. Zaměstnanci budou dělat nepořádek natruc.

Jak napsat úklidovou výzvu, která funguje?

To vám rádi prozradíme ve žraločím tipu.

Žraločí tip

Debordelizace ledničky snadno a bezbolestně

Do útrob kancelářské lednice se úklidová firma pouští většinou jednou za týden. Vyndá všechny věci a pečlivě umyje poličky. Jednou měsíčně navíc zlikviduje prošlé a zkažené potraviny.

Co když ale při této očistě omylem vyhodí něco, co je sice na první pohled závadné, ale pro vašeho kolegu užitečné, nebo dokonce vzácné? To jistě nechcete. Jak podobným nedorozuměním zabránit?

Zavčas zaměstnancům připomeňte, že se blíží pravidelná debordelizace chladničky. V e-mailu jim sdělte, dokdy můžou z útrob lednice zachránit své poklady. A oznamte jim, co je čeká, když to neudělají. Pište v klidu, mile, bez vykřičníků, záplavy velkých písmen a tučných slov.

Z ledničkové očisty můžete udělat i dobrovolnou týmovou aktivitu. Napište, kdy se sejdete v kuchyňce ke společnému třídění. A navrhněte strážcům ledničkových pokladů, aby vás zasvětili do jejich tajů. Možná přitom poznáte rodinné receptury na tvorbu léčivých mastí, sirupů nebo gastro specialit.